KVKK Aydınlatma Metni

Veri sorumlusu ve kapsam

Veri sorumlusu: VofGo. Adres: Batısitesi Mah. FSM Bulvarı 2305. Sk. No: 500, Gersan Sanayi Sitesi, Yenimahalle / Ankara. Telefon: 0 (312) 247 17 24. E-posta: info@vofgo.com.

Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("KVKK") 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca hazırlanmıştır. vofgo.com ve alt alan adlarında sunulan Isı Gider Paylaşımı, Site Yönetimi, sakin portalı, yönetim portalı, saha okuma uygulamaları ve bunlara bağlı ofis araçları ("Platform") üzerinden işlenen kişisel verilere ilişkindir.

İki ayrı sıfat: veri sorumlusu ve veri işleyen

Platformu iki farklı sıfatla işletiyoruz; hangi verinin hangi sıfatla işlendiği aşağıda ayrı ayrı belirtilmiştir.

• Veri sorumlusu olarak: web sitemizi ziyaret edenlerin, teklif ve erişim talebi formlarını dolduranların, lisans teklifimizi yanıtlayanların ve Platform'da hesabı olan şirket kullanıcılarının hesap verilerinde veri sorumlusu biziz.
• Veri işleyen olarak: Platformu kullanan ölçüm/paylaşım şirketleri ve site yönetimleri ("Müşteri"), kendi sakinlerinin, kat maliklerinin, kiracılarının, site yöneticilerinin, çalışanlarının ve iş ilişkisi içindeki kişilerin verilerini Platform'a kaydeder. Bu verilerde veri sorumlusu Müşteri'dir; VofGo yalnızca Müşteri'nin talimatıyla ve sözleşme kapsamında veri işleyen sıfatıyla hareket eder. Bu kişiler haklarını öncelikle ilgili Müşteri'ye yöneltmelidir.

Web sitesi ziyaretçileri (veri sorumlusu: VofGo)

Sitede üçüncü taraf reklam ya da analitik çerezi yoktur. Oturum çerezleri yalnızca giriş yapan kullanıcılar için kullanılır.

• IP adresinin geri döndürülemez özeti, istek zamanı, açılan sayfa, tarayıcı türü, yanıt kodu — Amaç: sitenin güvenliği, hız sınırlama, hata ayıklama, kullanım istatistiği — Hukuki sebep: meşru menfaat (KVKK md. 5/2-f).
• Sayfa yüklenme süreleri (kimlik taşımayan ölçüm) — Amaç: sitenin hızını izlemek — Hukuki sebep: meşru menfaat (md. 5/2-f).

Teklif ve erişim talebi formları (veri sorumlusu: VofGo)

• Ad, soyad, firma, e-posta, telefon, portföy büyüklüğü (sayaç ve daire sayısı), ilgilenilen ürün, mesaj — Amaç: talebi değerlendirmek, geri dönmek, fiyat teklifi hazırlamak ve hesap açmak — Hukuki sebep: bir sözleşmenin kurulması için gerekli olması (md. 5/2-c).
• IP adresinin özeti, gönderim zamanı — Amaç: kötüye kullanımı ve otomatik gönderimleri önlemek — Hukuki sebep: meşru menfaat (md. 5/2-f).

Lisans teklifimizi yanıtlayanlar (veri sorumlusu: VofGo)

• Teklifin gönderildiği yetkilinin adı, firma adı ve e-posta adresi; teklifin kabul zamanı ve kabulün yapıldığı IP adresinin özeti — Amaç: teklifi iletmek, kabulü kayıt altına almak, hesabı açmak — Hukuki sebep: bir sözleşmenin kurulması için gerekli olması (md. 5/2-c); bir hakkın tesisi ve korunması (md. 5/2-e).

Platform hesabı olan şirket kullanıcıları (veri sorumlusu: VofGo)

• Ad, soyad, e-posta, telefon, profil görseli, rol ve yetkiler — Amaç: hesabı açmak, kimliği doğrulamak, yetkilendirmek — Hukuki sebep: sözleşmenin ifası (md. 5/2-c).
• Giriş zamanı, giriş denemeleri, IP adresinin özeti, oturum çerezi, çevrimiçi durumu — Amaç: hesap güvenliği, hız sınırı, yetkisiz erişimi önlemek — Hukuki sebep: meşru menfaat (md. 5/2-f); hukuki yükümlülük (md. 5/2-ç).
• Platform'da yapılan işlemlerin kaydı (kim, ne zaman, neyi değiştirdi) — Amaç: denetim izi, uyuşmazlıkta ispat — Hukuki sebep: meşru menfaat (md. 5/2-f); bir hakkın tesisi ve korunması (md. 5/2-e).
• Görünüm tercihleri (tema, sıralama, menü düzeni) — Amaç: kullanım kolaylığı — Hukuki sebep: meşru menfaat (md. 5/2-f).
• Kullanıcı bir Microsoft 365 / Outlook hesabı bağlarsa bu hesabın erişim yetkisi (şifreli saklanır) — Amaç: kullanıcının kendi posta ve takvimini Platform'da göstermek — Hukuki sebep: sözleşmenin ifası (md. 5/2-c).

Müşteri adına işlenen veriler (veri sorumlusu: Müşteri; VofGo veri işleyen)

Aşağıdaki veriler yalnızca Müşteri'nin ısı gider paylaşımı, site yönetimi, sayaç okuma, satış ve ofis işlerini yürütmesi için, Müşteri'nin talimatıyla işlenir. VofGo bu verileri kendi amacıyla kullanmaz, üçüncü kişilere pazarlamaz. Hangi verinin toplandığına, ne kadar saklandığına ve ilgili kişilerin nasıl bilgilendirildiğine Müşteri karar verir.

• Sakinler, kat malikleri ve kiracılar: ad, soyad, telefon, e-posta, daire ve blok bilgisi, sayaç numarası ve endeksleri, tüketim ve tutar bilgileri, borç ve ödeme kayıtları, bildirge ve makbuz belgeleri, portal giriş bilgileri (abone numarası ve şifrenin geri döndürülemez özeti), portal giriş zamanları, gönderilen destek talepleri.
• Site yöneticileri ve proje yetkilileri: ad, soyad, telefon, e-posta, yönetim portalı giriş bilgileri ve işlem kayıtları.
• Saha personeli (Müşteri çalışanları): ad, soyad, okuma ve görev kayıtları, sahada çekilen sayaç ve montaj fotoğrafları, telefonun bildirim jetonu. Müşteri açık tuttuğu sürece telefonun konumu da kaydedilir: iş anında (okuma, fotoğraf, görev), iş sürerken aralıklarla ve Müşteri ayrıca açarsa mesai boyunca aralıklarla, yalnızca Müşteri'nin belirlediği saat aralığında; konum kaydı sürerken telefonda kalıcı bir bildirim görünür. Konum kayıtları Müşteri'nin seçtiği süre (7, 30 ya da 90 gün) sonunda kendiliğinden silinir; çalışanların bilgilendirilmesi Müşteri'nin sorumluluğundadır.
• Satış muhatapları: teklif ve sipariş muhatabının adı, iletişim bilgileri, vergi ya da T.C. kimlik numarası (şifreli saklanır), teklif kabul ve montaj onay kayıtları (zaman ve IP adresinin özeti).
• Ofis araçları: Müşteri kullanıcılarının takvim kayıtları, sohbet mesajları ve ekleri, yüklenen dosyalar, Platform'a bağlanan e-posta kutularındaki iletiler ve harita üzerinde işaretlenen konumlar.
• Uzaktan okuma cihazları: sayaç ve modem kimlikleri, okuma değerleri ve iletişim zamanları.

VofGo İGP mobil uygulaması

VofGo İGP, sakinlerin kendi ısı gider paylaşımı bildirgelerini telefonda görmesi için sunulan Android ve iOS uygulamasıdır. Uygulamada işlenen veriler Müşteri adına işlenen sakin verileridir (veri sorumlusu: Müşteri; VofGo veri işleyen).

• Giriş: abone numarası ve portal şifresi ya da bildirgedeki QR kodun taşıdığı giriş bağlantısı. Şifre yalnızca doğrulama için sunucuya iletilir, telefonda saklanmaz.
• Oturum: girişten sonra telefona 90 gün geçerli bir oturum anahtarı verilir. Anahtar telefonun güvenli kasasında, yalnızca o cihazda saklanır ve yedeklerle başka cihaza taşınmaz. Sunucuda anahtarın geri döndürülemez özeti, oturumun açıldığı zaman ve telefonun model adı tutulur; model adı yalnızca açık oturumları ayırt etmek içindir. Uygulamadan çıkış yapıldığında anahtar telefondan silinir ve sunucuda geçersiz kılınır; şifre değiştirildiğinde ya da Müşteri portalı kapattığında da oturum sona erer. Uygulamayı kaldırmak telefonda kalan her şeyi siler.
• Kamera: yalnızca kullanıcı bildirgedeki QR kodu okuttuğunda açılır; görüntü telefonda işlenir, kaydedilmez ve sunucuya gönderilmez.
• Yüz tanıma ve parmak izi: uygulama kilidi telefonun kendi kimlik doğrulama sistemini kullanır; biyometrik veri VofGo'ya ya da Müşteri'ye ulaşmaz.
• Görüntülenen bilgiler (daire, dönem, tüketim, tutar, bildirge belgesi) Müşteri'nin Platform'daki kayıtlarından okunur; uygulama bunları değiştirmez.
• Uygulamada reklam, analiz ya da izleme aracı yoktur; konum, rehber, fotoğraf galerisi ve mikrofon kullanılmaz.

Verilerin aktarıldığı yerler

Hizmetin çalışması için aşağıdaki hizmet sağlayıcıları kullanılır; bu sağlayıcılar verileri yalnızca hizmeti sunmak için, bizim talimatımızla işler. Bunlardan bazılarının sunucuları yurt dışındadır; bu aktarımlar KVKK md. 9'da öngörülen usullere uygun olarak yapılır.

• Barındırma ve veritabanı: Supabase (sunucular Frankfurt, Almanya) — veritabanı, dosyalar ve kimlik doğrulama.
• Uygulama sunucusu: Vercel (işlem bölgesi Frankfurt, Almanya) — web sayfaları ve arka plan işleri.
• Uzaktan okuma rölesi: Fly.io (Frankfurt, Almanya) — modemlerden gelen iletilerin şifreli bağlantıyla Platform'a iletilmesi.
• Anlık bildirim: Google Firebase Cloud Messaging — saha uygulamasına bildirim iletmek için telefonun bildirim jetonu ve bildirim metni.
• İleti sağlayıcıları: bildirge ve bilgilendirme SMS ve e-postaları Müşteri'nin KENDİ SMS ve e-posta hesapları üzerinden gönderilir; bu hesapların erişim bilgileri Müşteri adına şifreli saklanır. VofGo'nun kendi bildirimleri (hesap açılışı, teklif) VofGo'nun e-posta hesabından gönderilir.
• Ön muhasebe ve e-fatura entegrasyonları: Müşteri bir entegrasyonu bağlarsa, ilgili veriler Müşteri'nin talimatıyla o sağlayıcıya iletilir.
• Yetkili kurumlar: kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının talebi hâlinde, talep sınırıyla.

Bunlar dışında hiçbir kişisel veri satılmaz, kiralanmaz, reklam amacıyla paylaşılmaz.

Toplama yöntemi

Veriler; web sitesi formları, Platform ekranları, Müşteri'nin toplu içe aktarma dosyaları, saha okuma programları (Windows ve Android), uzaktan okuma cihazları (sayaç ve modem) ve Müşteri'nin bağladığı e-posta, takvim ve muhasebe hesapları aracılığıyla, tamamen ya da kısmen otomatik yollarla, elektronik ortamda toplanır.

Saklama süreleri

Veriler, işlenme amacının gerektirdiği süre ve ilgili mevzuatın öngördüğü süreler boyunca saklanır; süresi dolan veri silinir, yok edilir ya da anonim hâle getirilir.

• Sayfa hız ölçümleri ve hata kayıtları: 30 gün. Kimliksiz ziyaretçi özetleri: 60 gün. Saatlik trafik özetleri: 90 gün.
• Sahadan gelen ham okuma kayıtları ve saha fotoğrafları: 12 ay.
• Saha personelinin konum kayıtları: Müşteri'nin seçtiği süre (7, 30 ya da 90 gün).
• Şirket kullanıcı hesabı: hesap kapatılana kadar; kapatıldıktan sonra denetim ve ispat kayıtları yasal saklama süreleri boyunca.
• Teklif ve erişim talepleri: talep sonuçlanana ve ticari ilişki sürdükçe; sonrasında yasal saklama süreleri boyunca.
• Müşteri adına işlenen veriler: Müşteri sözleşmesi süresince; sözleşme sona erdiğinde Müşteri'nin talebine göre teslim edilir ya da silinir.

Haklarınız (KVKK md. 11)

Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme; işlenmişse bilgi talep etme; işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme; yurt içinde ya da yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme; eksik ya da yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme; KVKK md. 7 şartları çerçevesinde silinmesini ya da yok edilmesini isteme; bu işlemlerin aktarıldığı kişilere bildirilmesini isteme; münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme; kanuna aykırı işleme yüzünden zarara uğradıysanız zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Başvuru

Başvurunuzu info@vofgo.com adresine e-postayla ya da Batısitesi Mah. FSM Bulvarı 2305. Sk. No: 500, Gersan Sanayi Sitesi, Yenimahalle / Ankara adresine yazılı olarak iletebilirsiniz. Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca başvurunuz en geç 30 gün içinde ücretsiz cevaplanır.

Sakin, kat maliki, kiracı, site yöneticisi ve Müşteri çalışanları, Müşteri adına işlenen verilerine ilişkin talepleri için önce ilgili Müşteri'ye (site yönetimine ya da ölçüm şirketine) başvurmalıdır; VofGo'ya gelen bu tür talepler gecikmeden ilgili Müşteri'ye iletilir.

Güvenlik

Veriler şifreli bağlantıyla (HTTPS) taşınır; erişim rol bazlı yetkiyle ve satır düzeyinde kısıtlanır, bir şirket başka bir şirketin verisini göremez; şifreler ve bağlantı anahtarları geri döndürülemez özetle, kimlik ve vergi numaraları ile entegrasyon bilgileri şifreli saklanır; her değişiklik kim ve ne zaman bilgisiyle kaydedilir; giriş denemeleri sınırlandırılır.